Espace collaboratif en entreprise : Les avantages
L’espace collaboratif en entreprise est un mode d’organisation du travail qui fait de plus en plus d’adeptes et qui donne lieu à un réaménagement du cadre de travail. Cette nouvelle tendance dans les milieux professionnels résulte du gain de productivité qui lui est associé.
Un nombre croissant d’entreprises s’investit donc dans la mise en place d’un tel cadre, avec pour objectif principal de renforcer leur performance. Mais au-delà de cette principale visée, les espaces de travail partagés comportent bien d’autres avantages.
Ceux-ci ne sont malheureusement pas encore compris de certaines PME qui tardent encore à franchir le pas. Quels autres intérêts ont les entreprises à adopter cette nouvelle approche d’organisation du travail ?
Trouvez ici les motivations justifiant d’aménager un espace collaboratif en entreprise.
Le travail collaboratif, plus qu’une exigence
De nombreuses entreprises ont aujourd’hui compris les limites attachées à la hiérarchisation verticale du travail. Les travailleurs y sont de moins en moins réceptifs et s’efforcent simplement d’accomplir leurs tâches, à l’exclusion de toute initiative personnelle.
Cet état de chose aboutit dans la quasi-totalité des cas à une baisse ou à une stagnation du rendement qui finit par pénaliser la structure. La relation collaborative est désormais le mode d’organisation privilégié.
Des équipes soudées
Cette nouvelle organisation du travail considère les travailleurs plus comme des collaborateurs que comme des employés. Toutes les tâches sont abordées dans l’optique de la gestion de projet et les salariés ne sont plus cloisonnés dans leurs bureaux respectifs.
Ils doivent travailler ensemble avec pour objectif commun le développement de l’entreprise et de ses performances. L’exploitation de leur intelligence collective permet de rendre les équipes plus :
- Solidaires ;
- Créatives ;
- Engagées ;
Une entreprise performante
Les relations collaboratives induisent donc une plus grande implication des salariés dans l’atteinte des objectifs de l’entreprise. Cela constitue pour celle-ci un gage de performance car la mutualisation des intelligences a pour effet d’optimiser la gestion de projet.
Lorsqu’une entreprise vise la compétitivité, elle doit absolument miser sur la collaboration entre ses travailleurs. C’est ce qui justifie l’option largement faite aujourd’hui pour des espaces de travail collaboratif.
Espace collaboratif en entreprise : Mise en place et bien-fondé
L’option de l’espace collaboratif en entreprise n’est pas un effet de mode. Pour faire cette option, il faut avant tout comprendre en quoi consiste le concept et quelle en est la pertinence.
La définition
Un espace collaboratif est une aire aménagée au sein de l’entreprise pour encourager les interactions entre les collaborateurs.
L’espace collaboratif en entreprise se distingue de l’open-space par la réservation d’un coin d’intimité pour chaque travailleur. En résumé, ces espaces de travail offrent un savant dosage entre l’isolement et la promiscuité en entreprise.
Un tel dispositif consiste ainsi à ôter les traditionnels cloisonnements entre les bureaux tout en respectant la vie privée des travailleurs.
Les outils indispensables
Hormis l’aménagement physique, l’espace collaboratif en entreprise intègre l’usage d’outils collaboratifs novateurs.
Plus précisément, la transformation digitale s’impose à toute entreprise qui désire s’offrir des espaces collaboratifs car le concept du travail collaboratif prône également la fluidité des échanges.
A cet effet, l’entreprise qui en fait l’option doit veiller à la mise en place d’une plateforme collaborative pour la transmission des données. Outre l’intranet, elle doit se doter d’une messagerie instantanée, un outil collaboratif utile pour faciliter la communication entre les salariés.
Il existe également des outils collaboratifs permettant d’organiser une visioconférence par exemple. En résumé, une interface collaborative est incontournable dans l’aménagement d’un espace collectif.
La pertinence
Ce mode alternatif de structuration du cadre de travail s’est imposé progressivement au regard des résultats qui le caractérisent. Les travailleurs soumis à ce mode de travail se sont révélés plus performants pour des raisons diverses, au nombre desquelles figurent :
- La bonne ambiance au travail ;
- Les relations collaboratives fructueuses ;
- La concurrence saine entre les travailleurs ;
- La communication transparente de l’entreprise.
Des études scientifiques situent sur le bien-fondé d’un espace collaboratif en entreprise, comme le précise cet article.
Une meilleure assimilation des valeurs de l’entreprise
En travaillant dans un espace collaboratif, les salariés se sentent appartenir à un groupe. Ce sentiment est un véritable atout dans l’appropriation des valeurs prônées par l’entreprise.
Il n’est donc plus nécessaire d’organiser des séminaires pour entretenir le sentiment d’appartenance des collaborateurs. Les échanges permis par le mode collaboratif leur permettent de mieux apprécier la portée de leurs efforts et leur impact sur la notoriété de l’entreprise.
De ce fait, ils se chargent d’en être les ambassadeurs auprès du grand public. La symbiose dans la conduite du projet améliore aussi la qualité de l’expérience utilisateur. La compétitivité de la PME s’en trouve améliorée.
Un cadre moderne
La mise en place d’un espace collaboratif en entreprise suppose la réfection du cadre de travail. Ainsi, en dehors du décloisonnement des bureaux, les locaux deviennent plus ergonomiques, plus ouverts à la lumière et mieux aménagés pour permettre la circulation.
Le cadre social est repensé pour répondre aux normes d’un lieu propice à la créativité. Ceci est un critère très important, d’autant plus que le cadre de travail influe fortement sur le rendement des travailleurs.
Un milieu de travail agréable est un aussi un facteur d’attraction des talents, comme cela est expliqué sur cette page.
Un visage humain de l’entreprise
L’option faite pour l’espace collaboratif en entreprise est la preuve de la position centrale de l’homme dans le développement de l’entreprise.
Cette valeur est aujourd’hui déterminante car très appréciée des clients. Ceux-ci estiment qu’une entreprise qui se préoccupe du bien-être de ses employés est fiable.
C’est pour cette raison que de nombreuses entreprises désirent transmettre ce message à leurs prospects. Valoriser ses collaborateurs devient ainsi une technique de marketing très efficace et rentable à long terme.
Un archivage efficient
Les archives constituent la mémoire de l’entreprise et en cette qualité, leur numérisation facilite leur organisation.
En se dotant d’une plateforme collaborative, une entreprise parvient à centraliser toutes ses données. Contrairement au stockage physique, cette solution facilite les recherches aux collaborateurs.
Ceux-ci perdent alors moins de temps à retrouver un dossier. Le délai de traitement des dossiers s’en trouve réduit, au grand bonheur de la clientèle.
Une dématérialisation du travail
Avec l’espace collaboratif en entreprise, l’époque où il fallait obligatoirement se rendre physiquement dans les locaux de l’entreprise pour travailler est révolue. En effet, grâce aux outils collaboratifs, les salariés peuvent se rendre utiles, quelle que soit leur situation géographique.
Le télétravail est désormais possible et les échanges peuvent profiter du canal offert par la visioconférence. Cette flexibilité de l’emploi du temps réduit le stress au travail et fertilise la créativité des collaborateurs.
Espace collaboratif en entreprise : La marque de l’excellence
De tout ce qui précède, il ressort que cette organisation alternative du travail est un compromis entre l’isolement tant redouté au travail et l’absence d’intimité.
Toutefois, pour la réussite du processus de transformation, chaque entreprise doit considérer les besoins spécifiques de ses collaborateurs, plutôt que de reproduire à l’identique un modèle pris pour standard.
Lorsqu’il est mis en place convenablement, l’espace collaboratif en entreprise est porteur de nombreux avantages.